Verwerkersovereenkomst Foundub B.V.

Laatst aangepast: 10 augustus, 2026

Artikel 1. Toepasselijkheid en rollen

1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing voor zover Foundub B.V., gevestigd aan de Pieter Oosterhuisstraat 2, 1087 HT Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42010661, persoonsgegevens verwerkt namens een klant van Foundub.
2. Deze Verwerkersovereenkomst vormt onderdeel van de overeenkomst tussen Foundub en de klant.
3. Voor zover Foundub persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Foundub verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: AVG.
4. Indien de klant zelf als verwerker optreedt voor een derde, kan Foundub voor de betreffende verwerking als subverwerker optreden.
5. Verwerkingen waarvoor Foundub zelfstandig het doel en de middelen bepaalt, vallen niet onder deze Verwerkersovereenkomst. Op die verwerkingen is, waar van toepassing, de Privacyverklaring van Foundub van toepassing.

Artikel 2. Verwerking van persoonsgegevens

1. Foundub verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de overeenkomst met de klant en overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van de klant, tenzij Foundub op grond van toepasselijke wetgeving tot een andere verwerking verplicht is.
2. Het gebruik van het Platform en het invoeren, uploaden, koppelen of laten verwerken van persoonsgegevens door de klant gelden als instructies voor de verwerking.
3. De verwerking kan onder andere betrekking hebben op:

a. het beheren van kandidaten en sollicitanten;

b. het opslaan en verwerken van cv’s en kandidaatprofielen;

c. het beheren van vacatures en recruitmentprocessen;

d. het vastleggen van recruiter-notities en contactmomenten;

e. sourcing en matching;

f. het genereren van analyses, rapportages en andere AI-ondersteunde functionaliteiten;

g. het uitvoeren van recruitmentcampagnes;

h. het koppelen van Foundub aan door de klant gebruikte systemen.

4. Een nadere beschrijving van de verwerkingen, persoonsgegevens en betrokkenen is opgenomen in Bijlage 1.
5. Indien Foundub van mening is dat een instructie van de klant in strijd is met toepasselijke privacywetgeving, informeert Foundub de klant hierover.

Artikel 3. Verplichtingen van partijen

1. De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die via Foundub worden verwerkt en voor het beschikken over een geldige grondslag voor de verwerking.
2. De klant bepaalt welke persoonsgegevens in Foundub worden verwerkt en voor welke recruitmentdoeleinden deze worden gebruikt.
3. Foundub zorgt ervoor dat personen die onder haar verantwoordelijkheid toegang hebben tot persoonsgegevens:

a. deze uitsluitend verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden;

b. persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de instructies van Foundub en de klant;

c. tot passende geheimhouding zijn gehouden.

4. Foundub gebruikt persoonsgegevens die zij namens klanten verwerkt niet voor eigen marketingdoeleinden.
5. Foundub verkoopt persoonsgegevens die zij namens klanten verwerkt niet aan derden.
6. Foundub gebruikt cv’s, kandidaatdata, recruiter-notities en andere persoonsgegevens van klanten niet voor het trainen van generieke AI-modellen van Foundub, tenzij hierover vooraf uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.

Artikel 4. Beveiliging

1. Foundub treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen overeenkomstig artikel 32 AVG.
2. Foundub stemt het beveiligingsniveau af op de aard van de verwerking, de stand van de techniek en de risico’s voor betrokkenen.
3. De maatregelen zijn onder andere gericht op:

a. het voorkomen van onbevoegde toegang tot persoonsgegevens;

b. het beschermen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens;

c. het beperken van toegang tot personen die deze toegang voor hun werkzaamheden nodig hebben;

d. het passend scheiden van gegevens van verschillende klanten;

e. het voorkomen, herkennen en behandelen van beveiligingsincidenten;

f. het waar passend kunnen herstellen van de beschikbaarheid van gegevens na een technisch incident.

4. Foundub mag haar technische en organisatorische maatregelen gedurende de looptijd aanpassen, mits het algemene beveiligingsniveau daardoor niet wezenlijk wordt verminderd.

De AVG vereist een beveiligingsniveau dat is afgestemd op het risico en noemt onder meer vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en herstelvermogen.

Artikel 5. Datalekken

1. Indien Foundub kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die namens de klant worden verwerkt, informeert Foundub de klant zonder onredelijke vertraging.
2. Foundub verstrekt daarbij, voor zover beschikbaar en relevant:

a. een omschrijving van het incident;

b. de categorieën persoonsgegevens en betrokkenen waarop het incident betrekking kan hebben;

c. de mogelijke gevolgen van het incident;

d. de maatregelen die Foundub heeft genomen of voornemens is te nemen om het incident te beheersen of de gevolgen daarvan te beperken.

3. Indien nog niet alle informatie beschikbaar is, mag Foundub aanvullende informatie gefaseerd verstrekken.
4. Foundub verleent redelijke medewerking aan de klant bij het beoordelen en afhandelen van het incident.
5. De klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beoordeling of het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen moet worden gemeld.

Ik heb hier bewust geen harde 24-uursgarantie opgenomen. De AVG verplicht de verwerker om de verantwoordelijke “zonder onredelijke vertraging” te informeren. De bekende termijn van maximaal 72 uur betreft de melding door de verantwoordelijke aan de toezichthouder.

Artikel 6. Subverwerkers en internationale doorgifte

1. De klant verleent Foundub algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van het Platform.
2. Foundub houdt een actuele lijst bij van subverwerkers die namens Foundub persoonsgegevens van klanten verwerken en stelt deze lijst elektronisch beschikbaar aan klanten.
3. Foundub zorgt ervoor dat subverwerkers contractueel worden gebonden aan passende gegevensbeschermingsverplichtingen.
4. Foundub informeert klanten vooraf over een materiële toevoeging of vervanging van een subverwerker.
5. De klant kan binnen dertig dagen na deze kennisgeving gemotiveerd bezwaar maken indien daarvoor aantoonbare redenen op het gebied van gegevensbescherming bestaan.
6. Partijen zullen in dat geval in overleg proberen een redelijke oplossing te vinden. Indien geen redelijke oplossing mogelijk is en de betreffende subverwerker noodzakelijk is voor de dienstverlening, kan de klant het onderdeel van de dienstverlening waarop het bezwaar betrekking heeft beëindigen.
7. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of doorgegeven, zorgt Foundub voor een doorgiftemechanisme dat op grond van de AVG is toegestaan, voor zover een dergelijk mechanisme wettelijk vereist is.
8. Hiervoor kan onder andere gebruik worden gemaakt van een adequaatheidsbesluit of de toepasselijke standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Algemene schriftelijke toestemming voor subverwerkers is toegestaan, mits de klant wordt geïnformeerd over wijzigingen en gelegenheid krijgt daarop te reageren. Voor doorgiften buiten de EER kan, afhankelijk van de situatie, onder andere gebruik worden gemaakt van SCC’s.

Artikel 7. Rechten van betrokkenen en ondersteuning

1. Indien Foundub rechtstreeks een verzoek ontvangt van een betrokkene met betrekking tot persoonsgegevens die Foundub uitsluitend namens een klant verwerkt, zal Foundub het verzoek in beginsel doorgeleiden naar de betreffende klant.
2. Foundub beslist niet zelfstandig over een dergelijk verzoek, tenzij Foundub daartoe wettelijk verplicht is.
3. Foundub ondersteunt de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare functionaliteiten, redelijkerwijs bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen.
4. Foundub verleent daarnaast redelijke ondersteuning bij verplichtingen van de klant op het gebied van beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van een toezichthouder, voor zover deze verplichtingen verband houden met de verwerking door Foundub.
5. Indien dergelijke ondersteuning aanzienlijk verder gaat dan de normale dienstverlening van Foundub, kunnen partijen vooraf redelijke afspraken maken over eventuele aanvullende kosten.

Artikel 8. Beëindiging en verwijdering

1. Na beëindiging van de dienstverlening geeft Foundub de klant gedurende dertig dagen de mogelijkheid om daarvoor geschikte klantdata uit het Platform te exporteren of teruggave daarvan te verzoeken.
2. De klant kan gedurende deze periode tevens verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens die Foundub namens de klant verwerkt.
3. Na afloop van deze periode verwijdert Foundub de persoonsgegevens die uitsluitend namens de klant worden verwerkt, tenzij:

a. Foundub wettelijk verplicht is bepaalde gegevens langer te bewaren; of

b. gegevens nog tijdelijk voorkomen in back-ups of andere technische herstelvoorzieningen.

4. Persoonsgegevens die nog in back-ups voorkomen, worden niet opnieuw voor reguliere bedrijfsdoeleinden gebruikt en worden verwijderd overeenkomstig de reguliere back-upcyclus.
5. Dit artikel is niet van toepassing op persoonsgegevens waarvoor Foundub zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is. Voor dergelijke gegevens gelden de bewaartermijnen uit de Privacyverklaring van Foundub.

Dit onderscheid is belangrijk vanwege het eigen kandidaataccount. Klantspecifieke recruiterdata valt niet automatisch buiten de DPA doordat een kandidaat ook een eigen Foundub-account heeft. Voor gegevens waarbij Foundub zelfstandig doel en middelen bepaalt, moet de rol apart worden beoordeeld en in de Privacyverklaring worden geregeld.

Artikel 9. Informatie, controle en aansprakelijkheid

1. Foundub stelt op redelijk verzoek informatie beschikbaar die noodzakelijk is om aan te tonen dat zij voldoet aan haar verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst.
2. Indien deze informatie onvoldoende is, kan de klant een redelijke controle of audit verzoeken die betrekking heeft op de verwerking van zijn persoonsgegevens door Foundub.
3. Een audit wordt vooraf aangekondigd, vindt tijdens normale kantooruren plaats en mag de bedrijfsvoering, beveiliging en vertrouwelijkheid van Foundub en andere klanten niet onnodig verstoren.
4. Partijen proberen waar mogelijk eerst gebruik te maken van bestaande documentatie en informatie voordat een aanvullende technische of fysieke audit wordt uitgevoerd.
5. De aansprakelijkheidsbepalingen en beperkingen uit de Algemene Voorwaarden van Foundub zijn eveneens van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
6. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
7. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

Onderwerp van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens voor het aanbieden en gebruiken van het Foundub recruitmentplatform.

Duur van de verwerking
Gedurende de looptijd van de dienstverlening en gedurende de periode die noodzakelijk is voor teruggave, export of verwijdering na beëindiging.

Doel van de verwerking
Het ondersteunen van recruitment-, sourcing-, matching-, communicatie- en kandidaatbeheerprocessen van de klant.

Categorieën betrokkenen

Kandidaten, sollicitanten, potentiële kandidaten, recruiters, gebruikers en contactpersonen die in verband met vacatures of recruitmentprocessen worden verwerkt.

Categorieën persoonsgegevens

Onder andere:

- naam en contactgegevens;
- gegevens uit cv’s en kandidaatprofielen;
- opleiding en werkervaring;
- functies, vaardigheden en professionele voorkeuren;
- LinkedIn- of andere professionele profielinformatie;
- sollicitatie- en recruitmentgegevens;
- recruiter-notities en gespreksinformatie;
- correspondentie en contactmomenten;
- matchinformatie en analyses;
- gebruikers- en accountgegevens van medewerkers van de klant;
- overige persoonsgegevens die de klant binnen de daarvoor bedoelde functionaliteiten van Foundub verwerkt.

Het Platform is niet specifiek bedoeld voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens. Indien dergelijke gegevens door de klant worden ingevoerd of onderdeel zijn van aangeleverde documenten, blijft de klant verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag en passende gegevensminimalisatie.

Foundub B.V.
Pieter Oosterhuisstraat 2
1087 HT Amsterdam
KvK-nummer 42010661
Nederland